Tietosuojaseloste

TK Osteopatia Oy

Päivitetty

9.10.2026

Kanta-tila

Kanta käytössä

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten TK Osteopatia Oy käsittelee asiakkaiden, potilaiden ja tonikrohns.fi-verkkosivuston käyttäjien henkilötietoja. Seloste koskee osteopatiaa, hierontaa ja valmennusta sekä niihin liittyvää ajanvarausta, yhteydenpitoa ja laskutusta. Terveydenhuollon potilasasiakirjoja koskevat erityiset lakisääteiset velvoitteet.

1 Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: TK Osteopatia Oy

Y-tunnus: 2940621-5

Osoite: Armas Launiksen katu 5, 02650 Espoo

Sähköposti: info@tonikrohns.fi

Puhelin: 040 584 3245

Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö: Toni Krohns

Tietosuoja-asioissa ja omia tietoja koskevissa pyynnöissä voit ottaa yhteyttä yllä olevilla yhteystiedoilla. Älä lähetä henkilötunnusta tai terveystietoja tavallisella sähköpostilla. Saat tarvittaessa ohjeet turvalliseen asiointiin ja henkilöllisyyden varmistamiseen.

2 Rekisterin nimi

TK Osteopatia Oy:n asiakas-, potilas-, ajanvaraus- ja laskutusrekisteri.

3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• ajanvarausten vastaanottaminen, vahvistaminen, muuttaminen ja peruuttaminen

• terveydenhuollon palvelujen ja hoitosuhteen toteuttaminen

• potilasasiakirjojen laatiminen, käsittely ja lakisääteinen säilyttäminen

• asiakassuhteen hoitaminen ja palveluun liittyvä viestintä

• laskutus, maksujen seuranta ja kirjanpito

• toiminnan tietoturvan, laadun ja lainmukaisuuden varmistaminen

• sähköinen suoramarkkinointi erillisellä suostumuksella, jos markkinointia toteutetaan.

4 Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu käsittelytilanteen mukaan:

• sopimukseen tai sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin (esimerkiksi ajanvaraus ja palvelun toteuttaminen; GDPR 6 artikla 1 kohta b)

• rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen (esimerkiksi potilasasiakirjat ja kirjanpito; GDPR 6 artikla 1 kohta c)

• rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (esimerkiksi tarpeellinen asiakasviestintä sekä palvelun ja tietoturvan ylläpito; GDPR 6 artikla 1 kohta f)

• rekisteröidyn suostumukseen (esimerkiksi sähköinen suoramarkkinointi sekä suostumusta edellyttävät evästeet ja ulkopuoliset upotukset; GDPR 6 artikla 1 kohta a).

Terveydenhuollossa käsiteltävät terveystiedot kuuluvat erityisiin henkilötietoryhmiin. Niiden käsittely perustuu lisäksi GDPR:n 9 artiklan 2 kohdan h alakohtaan: terveydenhuollon palvelujen ja hoidon toteuttamiseen. Potilasasiakirjojen laatimisessa ja säilyttämisessä noudatetaan Suomen terveydenhuollon lainsäädäntöä. Tavallisen liikuntavalmennuksen tietoja käsitellään palvelun edellyttämässä laajuudessa; mahdollisten terveystietojen käsittelyn peruste arvioidaan erikseen.

Varausehtojen hyväksyminen ei tarkoita suostumusta kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn. Lakisääteinen potilasasiakirjojen käsittely ja säilyttäminen eivät edellytä erillistä markkinointi- tai evästesuostumusta.

5 Käsiteltävät henkilötiedot

Käsiteltäviä tietoja voivat olla:

• nimi, yhteystiedot ja asiointikieli

• syntymäaika ja henkilötunnus silloin, kun yksilöinti tai lainsäädäntö sitä edellyttää

• ajanvaraus-, peruutus-, käynti- ja asiakkuustiedot

• hoidon suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja potilasturvallisuuden kannalta tarpeelliset terveydentilaa ja hoitoa koskevat tiedot

• laskutus-, maksu- ja kirjanpitotiedot

• asiakkaan lähettämät viestit sekä palveluun liittyvät suostumukset ja kiellot

• järjestelmien käyttö-, katselu-, muutos- ja tietoturvalokit

• verkkosivuston välttämättömät tekniset tiedot sekä suostumuksella ladattavien ulkopuolisten sisältöjen tekniset tiedot.

6 Tietolähteet ja tietojen antamisen välttämättömyys

Tiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään ajanvarauksen, yhteydenoton ja hoitosuhteen yhteydessä. Potilastietoja syntyy myös terveydenhuollon ammattihenkilön tekemistä havainnoista, tutkimuksista ja hoitomerkinnöistä. Lakiin ja asianmukaiseen tiedonsaantioikeuteen perustuvissa tilanteissa tietoja voidaan saada myös muilta terveydenhuollon toimijoilta tai viranomaisilta.

Ajanvarauksen ja palvelun toteuttamisen kannalta välttämättömät tiedot on annettava, jotta asiakas voidaan yksilöidä ja palvelu toteuttaa turvallisesti. Ilman näitä tietoja ajanvarausta tai hoitoa ei välttämättä voida toteuttaa. Markkinointiin annettava suostumus on vapaaehtoinen.

7 Vastaanottajat ja henkilötietojen käsittelijät

Tietoja käsittelevät TK Osteopatia Oy:ssä vain ne henkilöt, joille se on työtehtävien vuoksi tarpeen. Rekisterinpitäjän lukuun tietoja voivat käsitellä sopimuksen perusteella esimerkiksi:

• Ajas Oy ja sen käyttämät alihankkijat ajanvaraus-, asiakas-, potilas- ja laskutusjärjestelmän tuottamisessa

• kirjanpidon ja maksamisen palveluntarjoajat niille tarpeellisten tietojen osalta; niille ei luovuteta tarpeettomia hoitotietoja

• Atostek Oy ERA-palvelun tuottajana Kanta-liitynnän ja potilastietojen käsittelyn yhteydessä

• Squarespace verkkosivuston teknisenä palveluntarjoajana

• muut tietotekniset palveluntarjoajat vain palvelun tuottamisen kannalta tarpeellisessa laajuudessa.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille ja muille vastaanottajille lain edellyttämissä tai sallimissa tilanteissa. Maksamisen ja kirjanpidon palveluntarjoajien rooli määräytyy niiden tehtävien ja sopimusten mukaan; ne voivat toimia myös itsenäisinä rekisterinpitäjinä.

8 Kanta-palvelut

TK Osteopatia Oy käyttää Kanta-palvelujen Potilastietovarantoa Ajasin ja ERA-liitynnän kautta. Terveydenhuollon potilastiedot tallennetaan Kantaan lainsäädännön ja kansallisten kirjaamisvaatimusten mukaisesti. TK Osteopatia Oy on omassa toiminnassaan syntyvien potilastietojen rekisterinpitäjä ja vastaa kirjaustensa oikeellisuudesta sekä virheiden korjaamisesta. Kela ylläpitää Kanta-palveluja. Asiakas voi tarkastella tallennettuja tietoja OmaKannassa.

Toiselta terveydenhuollon palvelunantajalta Kantaan tallennettujen tietojen käyttö edellyttää hoitosuhdetta, tehtävän mukaista käyttöoikeutta ja lain mukaista tiedonsaantiperustetta, yleensä potilaan luovutuslupaa. Luovutusluvat ja kiellot käsitellään Kannan toimintamallien mukaan. Luovutusluvan puuttuminen ei poista velvollisuutta kirjata ja säilyttää omassa hoidossa syntyviä potilasasiakirjoja.

Kanta-palvelujen eräissä rekistereissä ja luovutuslokeissa Kela ja palvelunantaja toimivat yhteisrekisterinpitäjinä lain mukaisesti. Lisätietoja Kannan tietosuojasta ja asiakkaan oikeuksista: https://www.kanta.fi/rekisteroidyn-oikeudet

9 Tietojen siirrot Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ajasin ilmoituksen mukaan henkilötiedot säilytetään Suomessa; salattuja liitetiedostoja voidaan säilyttää myös muualla EU-alueella. Squarespacen verkkosivupalvelun teknisiä henkilötietoja voidaan käsitellä myös Yhdysvalloissa ja muualla ETA-alueen ulkopuolella. Squarespace ilmoittaa käyttävänsä siirtosuojina muun muassa EU:n vakiosopimuslausekkeita ja Squarespace Inc:n osalta EU–Yhdysvallat-tietosuojakehystä. Mahdollisten sosiaalisen median upotusten tietojensiirrot määräytyvät kyseisen palvelun käytäntöjen mukaan. Lisätietoja sovellettavista siirtosuojista voi pyytää rekisterinpitäjältä.

10 Tietojen säilytys

Potilasasiakirjojen säilytysajat määräytyvät asiakastietolain (703/2023) liitteen mukaan. Keskeiset hoitomerkinnät säilytetään 12 vuotta potilaan kuolemasta tai 120 vuotta syntymästä, jos kuolinaika ei ole tiedossa tai kyse on alle 18-vuotiaana kuolleesta lapsesta. Terveydenhuollon ajanvarausasiakirjat säilytetään 12 vuotta laatimisesta ja potilaskohtainen hoitoon liittyvä kirjeenvaihto 3 vuotta päiväyksestä. Asiakirjatyypeillä voi olla eri säilytysajat. Kirjanpidon tositteet säilytetään vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi, ja tilinpäätös sekä kirjanpidot vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Muut asiakastiedot säilytetään vain asiakassuhteen, viestin käsittelyn tai oikeudellisten vaateiden kannalta tarpeellisen ajan. Markkinointisuostumukseen perustuva käsittely päättyy suostumuksen peruuttamiseen; peruuttamista koskeva tieto voidaan säilyttää kiellon noudattamiseksi.

Lakisääteisesti säilytettäviä potilas- tai kirjanpitotietoja ei voida poistaa pyynnöstä ennen säädetyn säilytysajan päättymistä. Tiedot hävitetään tietoturvallisesti, kun säilytysaika ja muut lainmukaiset säilytysperusteet ovat päättyneet.

11 Tietojen suojaaminen

Henkilötiedot suojataan teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä, kuten tehtävään perustuvilla käyttöoikeuksilla, henkilökohtaisella tunnistautumisella ja suojatuilla yhteyksillä. Potilastietojen käyttöä ja luovutuksia seurataan lokitiedoilla. Kanta-asioinnissa käytetään sote-ammattikorttiin perustuvaa vahvaa tunnistautumista. Tietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus. Palveluntarjoajat vastaavat omien järjestelmiensä suojaamisesta ja TK Osteopatia Oy oman toimintansa tietosuojasta ja tietoturvasta.

Henkilötietojen tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan valvontaviranomaiselle ja rekisteröidyille tietosuoja-asetuksen edellyttämissä tilanteissa ja määräajoissa.

12 Verkkosivusto ja evästeet

Tonikrohns.fi-verkkosivuston tekninen palveluntarjoaja on Squarespace. Verkkopalvelun toiminnassa voidaan käsitellä esimerkiksi IP-osoitetta sekä selaimen, laitteen ja verkkopyynnön tietoja. Verkkosivusto ja mahdollinen analytiikka käsittelevät verkkokäyttöön liittyviä tietoja; potilasmerkinnät käsitellään erillisessä potilastietojärjestelmässä.

Välttämättömät evästeet palvelevat sivuston toimintaa ja turvallisuutta. Suostumusta edellyttävän analytiikan, markkinoinnin ja ulkopuolisten upotusten lataamiseen tarvitaan käyttäjän ennakkosuostumus. Insagram- syötteen kuvat ladataan Squarescpacen kuvapalvelimelta. Kuvien linkit johtavat Instagramiin, jossa Meta käsittelee henkilötietoja oman tietosuojakäytämtönsä mukaisesti. Instagram- videoiden upotukset ladataan evästesuostumuksen perusteella, ja niiden lataaminen voi välittää Metalle IP- osoitteen sekä selain-, laite- ja käyttötietoja. Suostumusta voi muuttaa sivuston Evästeasetukset- painikkeesta.

Sivuston Varaa aika -linkki avaa Ajasin erillisen verkkoajanvarauksen. Ajanvarauksen henkilötietojen käsittely kuuluu tähän selosteeseen. Ajanvarauspalvelun teknisiä evästeitä koskevat tiedot esitetään kyseisen palvelun yhteydessä.

13 IP-osoitteet ja lokitiedot

Ajas-ajanvarausjärjestelmän käyttäjien IP-osoitteita ja muita teknisiä lokitietoja voidaan tallentaa palvelun turvallisuuden, väärinkäytösten estämisen ja virhetilanteiden selvittämisen vuoksi. Lokitietoihin on pääsy vain ennalta määritellyillä, työtehtäviensä perusteella oikeutetuilla henkilöillä.

14 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on sovellettavan lainsäädännön mukaisesti oikeus:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä ja tarkastaa itseään koskevat tiedot

• vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista

• vaatia tietojen poistamista silloin, kun käsittelylle ei ole enää lainmukaista perustetta

• rajoittaa tietojen käsittelyä laissa säädetyissä tilanteissa

• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä

• saada itse toimittamansa tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, kun oikeuden edellytykset täyttyvät

• peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ilman, että peruuttaminen vaikuttaa sitä edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen

• tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle.

Oikeuksia koskeva pyyntö osoitetaan kohdassa 1 mainituille yhteystiedoille. Älä lähetä terveystietoja tai henkilötunnusta tavallisella sähköpostilla. Henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen luovuttamista. Pyynnöt käsitellään ilman aiheetonta viivytystä ja yleensä kuukauden kuluessa. Monimutkaisen tai useita pyyntöjä sisältävän asian määräaikaa voidaan pidentää enintään kahdella kuukaudella; jatkamisesta ja sen perusteista ilmoitetaan ensimmäisen kuukauden aikana. Oikeuksien laajuus riippuu käsittelyn perusteesta: esimerkiksi poistamis- ja siirto-oikeus eivät syrjäytä lakisääteisiä potilasasiakirjavelvoitteita. Potilastietojen käyttöä tai luovutusta koskevia lokitietoja voi pyytää lain mukaisesti. Valituksen voi tehdä Tietosuojavaltuutetun toimistolle osoitteessa https://tietosuoja.fi.

15 Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

16 Selosteen päivittäminen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää toiminnan, palvelujen tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen versio pidetään saatavilla TK Osteopatia Oy:n verkkosivustolla.

TK Osteopatia Oy · Tietosuojaseloste · 9.10.2026